Обязанности:
Должностные обязанности: Административная поддержка руководителя
• Оперативная подготовка и анализ информации по запросу руководителя;
• Подготовка необходимых пакетов документов
• Ведение календаря руководителя;
• Организация и координация встреч, деловых переговоров, поездок, командировок
• Осуществление взаимодействия с деловыми партнерами, государственными органами, представителями компаний;
• Участие в проектах. Сбор и анализ информации в рамках текущего проекта
• Ведение переговоров в пределах компетенции
• Взаимодействие со структурными подразделениями организации
• Контроль сроков исполнения поручений руководителя
• Деловая переписка, телефонные переговоры
• Документооборот, делопроизводство
Договорная и кадровая работа (частично)
• Ведение переговоров в пределах компетенции
• Составление проектов документов, необходимых для совершения нотариальных действий
• Оформление доверенностей, внесение изменений в уставные документы, получение и продление лицензий и пр.
• Составление, изменение и заключение договоров поставки, подряда, обслуживания, услуг, купли-продажи, аренды и др.
• Ведение реестра договоров. Работа по претензиям
• Контроль соблюдения сроков рассмотрения договоров
Организация и контроль работы офиса
• Управление и контроль вспомогательного персонала - секретари, курьеры, водители, технический персонал
• Контроль исполнения внутреннего трудового распорядка сотрудниками компании
• Обеспечение жизнедеятельности офиса компании
• Закупка и контроль использования расходных материалов, канцтоваров, оргтехники, мебели и пр.
• Контроль состояния офисного оборудования
• Мониторинг поставщиков и подрядчиков, ведение переговоров и заключение договоров по техническому обслуживанию и проведению работ
• Договоры по охране, закупкам, аренде, телефонной связи, ТП, складское хранение и пр. Контроль выполнения договоров
• Учет и оптимизация расходов по содержанию и обслуживанию
• Взаимодействие с арендодателем
• Подбор необходимых площадей и помещений, организация переездов, планирование офисного пространства, рабочих мест сотрудников, адаптация сотрудников
• Реклама
• Организация командировок и деловых поездок
• Участие в подготовке и организации корпоративных мероприятий